Практическое руководство
Как связать график строительства, объёмы, акты и платежи
Перед оплатой подрядчику нужно видеть, какая работа выполнена, какой объём принят и что подтверждает акт. Показываем, как связать эти записи с графиком и платежом, чтобы не искать основание в разных таблицах.
Главное из разбора
- Платёж обоснован, если от заявки на оплату можно дойти до конкретной работы графика и до записи о приёмке её объёма.
- Удобнее вести накопительный учёт: принятые объёмы копятся у работы графика, а в акт включают часть ещё не закрытого объёма.
- Риски переплаты: повторный учёт объёма и незачтённый по условиям договора аванс.
От работы к платежу
Акт подтверждает приёмку работ, а договор задаёт основание и условия оплаты. Перед платежом пройдите цепочку назад: от суммы в заявке к акту, от акта к принятому объёму и конкретной работе графика.
Эти записи оформляют разные люди. Если между ними нет ссылок, финансовой службе приходится сверять таблицы подрядчика и технадзора и выяснять, что уже принимали в прошлые месяцы.
- Договор и его этап задают предмет, цену и сроки, внутри которых объём может быть принят.
- Работа графика производства работ — единица, по которой считаются план, факт и остаток.
- Приёмка объёма — запись о том, сколько и когда принято, с указанием, кто принял.
- Акт выполненных работ — документ, в котором принятые объёмы превращаются в деньги по договорным расценкам.
- Заявка на платёж — отнесение суммы на статью бюджета и постановка срока оплаты.
Что должно быть связано
Название позиции акта недостаточно для сверки с графиком: одинаковых работ на объекте может быть много. Нужна ссылка на ID конкретной работы.
У работы фиксируют плановый и принятый объём, а также остаток. Акт закрывает часть этого остатка; так легче заметить повторное предъявление. Единицу измерения берут из ведомости объёмов и сметы и не меняют по пути.
- У работы графика: идентификатор, плановый объём, единица измерения, принятый объём, остаток, ответственный.
- У записи приёмки: ссылка на работу, принятый объём, дата, кто принял, подтверждающие документы.
- У акта: договор, этап, период, перечень позиций со ссылками на работы графика, расценки, итог.
- У заявки на платёж: ссылка на акт, статья бюджета, объект затрат, сумма с учётом аванса и удержаний, срок оплаты.
Кто проверяет каждое звено
Разрывы возникают на стыках ответственности, поэтому роли полезно описывать через действия. В разных компаниях эти действия распределены по-разному — важно, чтобы у каждого звена был ровно один ответственный: формулировка «технадзор и сметный отдел вместе» на практике означает, что ответственного нет.
- Руководитель проекта отвечает за актуальность графика: состав работ, объёмы, сроки, привязка к договорам.
- Технический надзор отвечает за то, что принятый объём выполнен и подтверждён документами.
- Сметчик отвечает за расценки, коэффициенты и арифметику акта.
- Сметно-договорной отдел отвечает за соответствие акта договору: этап, период, лимит цены.
- Финансовая служба отвечает за расчёт суммы к оплате: зачёт аванса, удержания, статья бюджета, срок.
Где теряется связь
Ошибки в этой схеме однотипны и повторяются на разных объектах. Ни одна из них не требует злого умысла подрядчика — достаточно того, что данные лежат в трёх разных файлах у трёх служб.
- Позиция акта не привязана к работе графика — проверка превращается в обсуждение формулировок.
- Один объём проходит дважды: в прошлом акте укрупнённой позицией, в новом — детализированной.
- Объём принят, но подтверждающих документов по скрытым работам нет; платёж уходит раньше, чем документы.
- Аванс не зачтён в расчёте. Сумма акта верна сама по себе; при этом накопленные выплаты по этапу превышают стоимость принятых работ.
- Работы выполнены по старой редакции документации, а приняты как соответствующие действующей.
- График после приёмки не обновлён: факт в системе остаётся прежним, и прогресс объекта считается по устаревшим данным.
- Платёж отнесён не на ту статью бюджета: сумма верна, отчётность по объекту — нет.
Шесть проверок перед оплатой
Схема ниже описывает порядок работы: он выполним и в таблицах, если объектов немного; смысл в том, чтобы ни один шаг не пропускался из-за срочности платежа.
- Шаг 1. Идентификация: акт относится к действующему договору, этапу и периоду. Иначе дальше не идём.
- Шаг 2. Объёмы: по каждой позиции заявленный объём не превышает остаток по работе графика и подтверждён записью приёмки.
- Шаг 3. Документация: по скрытым работам есть документы, материалы прошли входной контроль, замечания закрыты или решение по ним оформлено письменно.
- Шаг 4. Стоимость: расценки соответствуют договору, арифметика сходится, накопленный итог не выводит этап за договорный лимит.
- Шаг 5. Расчёт к оплате: аванс зачтён, удержания применены по условиям договора, статья бюджета и срок проставлены.
- Шаг 6. Обновление записей: приёмка обновляет принятые объёмы и факт по работе графика, платёж обновляет оплату и расчёты по договору. Оплата не меняет физическую готовность, поэтому факт привязывается к дате подтверждения работ.
Например
Договор на монолитные работы, цена этапа — 60 млн рублей, аванс 15 процентов выдан в начале этапа. В графике по захватке Б есть работа «Бетонирование плиты перекрытия 2 этажа» с плановым объёмом 420 м³. Технический надзор ранее принял по ней 180 м³ двумя записями: 120 м³ и 60 м³. Остаток по работе — 240 м³.
В новом акте подрядчик заявляет 300 м³. Это на 60 м³ больше остатка. До подписания нужно выяснить, откуда взялась разница: повторное предъявление, изменение проекта, несовпадение периодов или ошибка в исходных объёмах. Отдельно сверяют зачёт аванса — его не видно в арифметике самого акта, но видно в накопленных выплатах по этапу.
Причину расхождения выясняют до подписания акта.
Как помогает SODIS 360
При большом числе работ и договоров сверять цепочку по отдельным файлам трудно. В SODIS 360 статья затрат связана с договором, актом, работой графика и объектом. От суммы можно перейти к записям, которые её подтверждают.
На демонстрации проверьте два случая: объём в акте больше остатка по работе и к акту не приложены нужные документы. Так видно, какие связи и правила проверки настроены для вашего процесса.
Связанные разборы