Практическое руководство
SODIS 360 и 1С: как разделить процессы и данные
До настройки обмена с 1С договоритесь, где создаются договоры, акты и платежи и кто исправляет расхождения. Иначе две системы быстро накопят разные версии одних и тех же данных.
Главное из разбора
- Сначала определяется мастер-система по каждому объекту данных, и только потом — техника обмена.
- Двусторонний обмен без единого источника по справочнику создаёт расхождения, которые затем некому разбирать.
- Регламент сверки нужен даже при надёжном обмене: он фиксирует, кто разбирает расхождения и в какой срок.
Сначала решите, где ведутся данные
Прежде чем обсуждать формат обмена с 1С, решите, где создают и меняют каждую запись. Иначе системы начнут передавать друг другу разные версии договора, акта или платежа.
Обычно 1С ведёт бухгалтерский и налоговый учёт, а проектная система — график, объёмы, приёмку и согласования. Для договоров, актов и платежей границу нужно согласовать отдельно.
Какая система за что отвечает
Мастер-система создаёт и изменяет запись, остальные получают копию. Правка копии может исчезнуть при следующем обмене или создать дубль.
Зафиксируйте для каждого типа данных ведущую систему и того, кто вправе создавать записи. Распределение ниже — пример; для вашей компании его нужно согласовать отдельно.
- Контрагенты: мастер обычно в учётной системе — там они нужны для расчётов и отчётности.
- Договоры: мастер зависит от того, где согласуется договор. Если маршрут согласования настроен в системе управления, мастер там.
- Работы графика, объёмы, приёмки: мастер в системе управления, в учётной системе их нет.
- Акты выполненных работ: формируются там, где подтверждаются объёмы; в учётную систему передаются подписанные.
- Платежи: мастер в учётной системе — факт списания формируется там. В систему управления возвращаются статус и дата.
- Статьи бюджета проекта и статьи бухгалтерского учёта — разные справочники с разной структурой. Связь между ними ведётся отдельной таблицей соответствия: при объединении в один справочник одна из двух структур теряется.
Как не потерять связь записей
Связывайте записи по идентификаторам, а не по названиям: названия меняются и повторяются.
До первого обмена уберите дубли, закрытые организации и ошибочные реквизиты. Иначе эти ошибки попадут во вторую систему.
- В каждой общей записи предусмотрено отдельное поле для идентификатора записи во второй системе.
- Справочники чистятся до первого обмена: дубли контрагентов, неактуальные организации, пустые реквизиты.
- Для соответствия статей бюджета и статей учёта ведётся таблица соответствия с ответственным за её поддержку.
- Правила присвоения номеров договоров и актов согласуются заранее: две системы, независимо присваивающие номера, создают путаницу в переписке.
- Решается, что делать с записями, которых нет во второй системе: создавать автоматически, ставить в очередь на проверку или отклонять обмен.
Где вести бюджеты, акты и платежи
Бюджет проекта помогает увидеть будущие затраты и отклонения, бухгалтерский учёт отражает факт по своим правилам. Если заставить одну структуру данных решать обе задачи, руководитель проекта потеряет нужную ему детализацию.
Один рабочий вариант: объём подтверждают и акт согласуют в проектной системе, согласованный акт передают в 1С. Факт оплаты возвращают в платёжный календарь. Где считать зачёт аванса и удержания, решают отдельно и фиксируют в регламенте — два независимых расчёта быстро разойдутся.
Кто отвечает за обмен
У обмена должен быть владелец и короткий регламент: что передают, когда, кто разбирает ошибки.
При передаче договоров, реквизитов и персональных данных проверьте права в принимающей системе. Обмен не должен расширять круг людей, которым видны эти сведения.
- Перечень передаваемых объектов и направление обмена по каждому.
- Расписание: событие или период, допустимая задержка.
- Поведение при ошибке: повтор, очередь, уведомление ответственному.
- Журнал обмена с доступом обеих служб и сроком хранения.
- Владелец регламента с каждой стороны — конкретный сотрудник, названный в документе.
- Какие поля не передаются, и какие ограничены по видимости у получателя.
- Порядок изменения регламента: кто согласует добавление нового объекта обмена.
Сверяйте данные регулярно
Даже надёжный обмен не исправит документ, проведённый задним числом, или договор, закрытый только в одной системе.
Раз в месяц сверяйте договоры, принятые работы и платежи. Расхождения исправляйте в ведущей системе: правку копии следующий обмен может затереть.
- Сверка контрагентов и договоров: отсутствующие записи, дубли, расхождения реквизитов.
- Сверка принятых работ: стоимость подписанных актов против отражённого в учёте.
- Сверка платежей: оплаченные суммы против закрытых позиций платёжного календаря с учётом аванса.
- Накопленный итог по этапам договоров: выплачено против стоимости принятых работ.
Что учесть при подключении 1С
Конфигурации 1С и накопленные доработки у компаний различаются. Перед оценкой интеграции составьте перечень записей для обмена, назначьте ведущую систему и определите, кто разбирает ошибки.
Начать можно с процесса, которому достаточно разовой загрузки справочников. Когда участники наладят работу и станет понятно, какие данные действительно нужны в обеих системах, подключайте обмен. Mercury Properties рассказывает об интеграциях с 1С и другими системами в своём вебинаре.
Связанные разборы