Практическое руководство
Почему освоение бюджета не показывает готовность объекта
60 % освоенного бюджета не означают 60 % готовности объекта. Авансы, принятые работы и физический прогресс считают по разным основаниям — руководителю нужны все три показателя на одну дату.
Главное из разбора
- Освоение бюджета и физический прогресс считаются из разных данных: первое — из платежей и актов, второе — из объёмов работ.
- Аванс увеличивает освоение, не меняя готовности: на старте этапов разрыв закономерен.
- Решения принимаются по трём показателям вместе: выплачено, принято, выполнено по объёмам — и по срокам критических работ.
Деньги, приёмка и готовность
На вопрос «сколько готово» нельзя отвечать только процентом освоения. Выплаты, стоимость принятых работ и выполненный объём считают по разным данным.
Деньги показывают, сколько перечислено подрядчикам; физический прогресс — какую долю работ сделали. Чтобы понять состояние объекта, смотрите оба показателя вместе с принятыми актами и сроками.
- Выплачено — сумма средств, перечисленных подрядчикам. В неё входят авансы по работам, которые ещё не начаты.
- Принято — стоимость работ, подтверждённых актами. Показатель отражает принятые обязательства и зависит от того, что подрядчик успел предъявить и оформить.
- Выполнено по объёмам — физический прогресс: доля выполненных объёмов относительно плановых. Из трёх показателей именно он описывает состояние объекта.
- Срок — четвёртая величина, которая считается отдельно от денег и объёмов. Она показывает, по какому графику идут работы, лежащие на критическом пути.
Почему аванс обгоняет готовность
После выдачи аванса выплаченная сумма растёт, а готовность объекта нет: работы ещё не выполнены. Позже показатели могут сблизиться, когда принятые работы закрывают выданный аванс.
Смотрите незачтённый аванс по каждому договору и дату начала работ. Если аванс выдан, а работы не начались в срок, деньги уже ушли, а результат не появился.
Почему акты тоже не показывают готовность
Акт подписывают после выполнения работ, поэтому принятая стоимость отстаёт от факта. Чем дольше согласование, тем заметнее этот разрыв в отчёте.
Кроме того, акт измеряет стоимость, а не готовность. Поставка дорогого оборудования увеличит принятую сумму, даже если оборудование ещё не смонтировано. Трудоёмкая отделка может дать обратную картину.
Как измерять готовность
Готовность считают по работам графика: выполненный объём сравнивают с планом и учитывают вес каждой работы. Вес можно задать по стоимости, трудоёмкости или длительности — результат будет разным.
Для любой цифры готовности нужны два ответа: кто и по какому правилу назначил веса, и когда последний раз обновили факт. Без них сравнение объектов вводит в заблуждение.
- Веса по стоимости работ — считаются просто, но завышают вклад дорогих поставок.
- Веса по трудоёмкости — ближе к физической готовности, но требуют нормирования и поддержки данных.
- Веса по длительности работ — проще всего связать со сроком, но игнорируют объём работ.
Какие цифры смотреть вместе
Ни один из показателей не работает в одиночку. Рабочая сводка по объекту содержит их рядом и на одну дату, с явно указанной базой расчёта каждого. Такая сводка собирается и в таблице — важно, чтобы все цифры брались из одних данных: отчёты трёх служб, подготовленные по отдельности, между собой не сопоставляются.
- Выплачено, принято и выполнено по объёмам — на одну дату, в процентах от плана и в деньгах.
- Незачтённый аванс по каждому крупному договору.
- Отставание по работам критического пути — в днях, отдельно от процентов готовности.
- Накопительный план-факт затрат — расхождение видно на текущую дату, в течение месяца.
- Прогноз завершения по сроку и по стоимости с указанием, на каких допущениях он построен.
- Дата последнего обновления факта в графике — без неё остальные цифры нельзя интерпретировать.
Ошибки в чтении отчёта
Ошибки здесь редко бывают арифметическими. Они возникают из того, что одна цифра используется для вопроса, на который она не отвечает.
- Требовать совпадения освоения и готовности. При авансах эти величины расходятся по определению, и давление на исполнителей создаёт риск подгонки цифр.
- Оценивать подрядчика по освоению: это стимулирует подавать акты раньше и завозить дорогие материалы вперёд потребности.
- Сравнивать процент готовности между объектами, у которых веса работ считались по разным базам.
- Принимать решение о дофинансировании по проценту освоения, не глядя на незачтённые авансы.
- Смотреть только проценты и не смотреть срок: объект с готовностью 85 процентов может иметь срыв сдачи из-за одной работы критического пути.
- Считать отчёт достоверным, не зная даты последнего обновления факта.
- Запрашивать новый отчёт вместо выяснения, почему расходятся существующие: причину стоит искать в базе расчёта, и новый отчёт её не устранит.
Откуда берутся показатели
Показатели можно сопоставить, когда график, объёмы, приёмка, акты и платежи связаны между собой. В SODIS 360 отчёт раскрывается до работы графика и записи приёмки.
На демонстрации попросите показать освоение и физический прогресс по одному объекту на одну дату. Важно увидеть не только цифры, но и записи, из которых они получены.
Связанные разборы