Технический документооборот
Комплект документации ведётся как контейнер с редакциями, статусами и историей: видно, какая версия действующая, кто её согласовал и какие замечания закрыты. Один и тот же маршрут подходит для ПД, РД и ИД.
Показаны направления, к которым относится эта функция.
Редакции и два статуса
Один комплект документации может существовать сразу в трёх вариантах: в экспертизе, на стройке и в разработке. В системе каждая редакция зафиксирована на своём этапе и имеет два ключевых статуса — актуальность (можно ли применять редакцию в работе) и согласование (пройден ли маршрут целиком).
- Редакции фиксируются после экспертизы, согласования с заказчиком и других этапов.
- Статус «актуальность» отвечает на вопрос, можно ли работать по документу.
- Статус «согласование» показывает, пройден ли маршрут до конца.
- Рабочая группа видит только действующую версию комплекта.
Маршрут согласования и замечания
Типовой процесс состоит из пяти этапов: разработка и регистрация, проверка координатором, согласование профильными специалистами, консолидация и финальное согласование, подпись и публикация. При отклонении замечания возвращаются автору, а после доработки документ снова идёт по маршруту. Типовой процесс не обязателен — его адаптируют или заменяют собственным.
- Все действия по маршруту фиксируются: видно, кто согласовал и кто задержал.
- Замечание хранится в карточке редакции вместе со скриншотами и ответом.
- Перечень замечаний выгружается в Excel и анализируется по объекту, проекту или подрядчику.
- Видно, какие замечания не закрыты и по каким документам вопросы возникают чаще.
Контроль актуальности на площадке
После согласования система проставляет штамп «В производство работ» с датой и ответственным, а на каждую страницу наносит QR-код. Это адресовано тем, кто работает с бумажными копиями: сканирование показывает, действует ли документ.
- Автоматический штамп «В производство работ» с датой и ФИО ответственного.
- QR-код на странице — проверка актуальности бумажной копии на площадке.